Coronacrisis en ziekteverzuim
“Vanaf maart 2020 schaalden we noodgedwongen onze reguliere zorg af en zetten we volop in op het opvangen van coronapatiënten”, vertelt Rob. “Zo verdubbelden we het aantal bedden op onze Intensive Care (IC), om zo veel mogelijk coronapatiënten kwalitatieve zorg te kunnen bieden.” De kosten die het Ikazia Ziekenhuis maakte, werden door landelijke regelingen slechts beperkt gecompenseerd. Ook vroeg de crisis mentaal en fysiek veel van medewerkers van Ikazia. Daardoor steeg het ziekteverzuim flink, vooral in 2021 en 2022. Waar mogelijk deed Ikazia een beroep op zzp’ers, die een stuk duurder zijn dan vaste medewerkers. Deze factoren zorgden samen voor verlies en financiële tekorten. Rob: “Onze financiële reserves raakten op. Daarom was het noodzakelijk dat we snel tot een toekomstbestendige oplossing kwamen.”
Toekomstbestendig herstelplan
“In juni 2022 kwam ik in contact met Rik”, gaat Rob verder. “Hij startte als financieel interim manager bij Ikazia en in september werd hij interim lid van onze Raad van Bestuur.” Rik richt zich in zijn rol vooral op het herstelplan en het uitvoeren van de financiële maatregelen. Ook heeft hij aandacht voor onderliggende processen, om te zorgen dat Ikazia in de toekomst snel en optimaal kan reageren op veranderingen. “De eerste stappen samen met Rik, waren de gesprekken met vijf grote verzekeraars en banken”, zegt Rob. “Vooral verzekeraars vonden dat Ikazia recht van bestaan heeft. Zij hadden de intentie om Ikazia financieel te steunen. Met als voorwaarde dat zij inzicht kregen in onder meer de prestaties, operationele processen en mogelijkheden tot kostenbesparing. Andere voorwaarden waren het sluiten van een verpleegkundige afdeling en het afschalen van de IC van 12 naar 8 bedden. Daardoor moesten we afscheid nemen van zo’n 30 medewerkers. Dit soort keuzes waren ingrijpend.” De continuïteit van Ikazia was ook van belang door onder andere de belangrijke regionale functies op het gebied van de geboortezorg (ruim 3000 bevallingen op jaarbasis) en het grote aantal thrombolyses bij beroertes. In december 2022 gaven de vijf grote verzekeraars officieel akkoord op het plan.
“Naast de eerder genoemde maatregelen uit het herstelplan, zetten we de afgelopen jaren in op het terugdringen van het ziekteverzuim”, zegt Rik. “Zo legde een teamleider van Ikazia aan collega’s uit hoe zij verzuim voorkomt. Ook scherpten we de visie van het ziekenhuis op ziekteverzuim aan.”
Transparante aanpak
“Onze openheid over de financiële situatie zorgde voor vertrouwen vanuit verzekeraars”, zegt Rob. “Daarnaast zijn we transparant naar onze medewerkers over de financiële uitdagingen en maatregelen. Als we het antwoord op een vraag nog niet wisten, waren we daar eerlijk over.” Rik vult aan: “We organiseerden in totaal zo’n 20 sessies om medewerkers mee te nemen in elke stap die we zetten en ruimte te bieden voor vragen. Daarnaast vergaderden we om de twee weken met stakeholders, zoals de ondernemersraad, de cliëntenraad en de verpleegkundige adviesraad.”
Naast Rik waren verschillende collega’s van Bureau Helder betrokken bij het traject. Michiel Dahmen en Jeroen van Dalen ondersteunden op logistiek- en projectgebied, Hester Touwen was verantwoordelijk voor programmamanagement en Cassandra Koning ondersteunde processen met medewerkers. “In complexe financiële situaties zijn tijdelijke ondersteuning en een frisse blik belangrijk”, zegt Rob. “Dat konden de Helders ons zeker bieden. Ze schakelden vlot en waren duidelijk en transparant in hun aanpak. Dat wil zeggen: ze gaven snel een heldere richting aan, zodat medewerkers wisten waar ze aan toe waren. Bovendien waren ze betrokken bij onze medewerkers en gingen ze met hen in gesprek om onrust weg te nemen. Deze aanpak van Rik en zijn collega’s was én is van grote waarde voor Ikazia. Daar plukken we nog steeds de vruchten van.”
Kwalitatieve en persoonlijke zorg
De effecten van het herstelplan waren snel zichtbaar. Ikazia sloot het jaar 2022 af met een positief resultaat. Ook 2023 ziet er veelbelovend uit. Rob: “Een sterke financiële basis is belangrijk voor het functioneren van ons ziekenhuis, maar ook voor externe financiering vanuit banken. Zij nemen liever geen risico’s en willen zien dat een organisatie langere tijd financieel stabiel is.” Inmiddels zijn alle onderdelen van het herstelplan zo goed als afgerond. Dat betekent dat Ikazia weer richting de reguliere bedrijfsvoering gaat, zonder speciale maatregelen vanuit het herstelplan.
“Wat ik mooi vind, is dat medewerkers zich ondanks de financiële uitdagingen maximaal voor patiënten bleven inzetten”, zegt Rob.” Uit het Patiënt Tevredenheidsonderzoek blijkt dat patiënten consistent vonden dat medewerkers van Ikazia kwalitatieve zorg leveren met een warm hart. Ook zien we deze resultaten terug in externe beoordelingen. Ikazia blijft daarmee trouw aan de belofte: persoonlijke zorg die past bij jou.
Ben je benieuwd of Rik jouw organisatie kan helpen, bijvoorbeeld bij complexe financiële uitdagingen?